Hinweisgeberschutzgesetz
Informationen zur Hinweisgeberstelle nach dem HinSchG
Sehr geehrte Damen und Herren,
als Teil einer modernen Compliance-Kultur haben wir, die Häfner & Krullmann GmbH (im Folgenden: Häfner & Krullmann), ein Meldesystem eingerichtet, an das Sie sich wenden können, wenn Ihnen Missstände, Fehler oder Risiken bei uns auffallen. Wir sind bestrebt, uns jederzeit noch weiter zu verbessern und sind dafür auch auf Ihre Hinweise angewiesen. Hinweise können Sie unter Angabe Ihres Namens, aber auch anonym abgeben.
Über die Abläufe unseres Meldesystems informieren wir nachstehend. Bitte beachten Sie dabei, dass das Meldesystem nur für solche Mitteilungen eingerichtet ist, welche Verstöße unserseits gegen gesetzliche Vorgaben nach §§ 2, 3 HinSchG betreffen.
Das neue Meldeverfahren bei der Meldestelle läuft wie folgt ab:
1. Wenn Sie Anzeichen dafür erkennen, dass Häfner & Krullmann gegen gesetzliche Vorgaben verstößt oder dass ein solches Risiko besteht, haben Sie die Möglichkeit, uns hierüber einen Hinweis zu erteilen.
Hinweise können Sie per E-Mail an folgende Adresse schicken: meldestelle.hafner-spools@brandi.net
Ebenso können Sie die Hinweise telefonisch unter folgender Nummer abgeben: +49 160 979 741 72
Die Hinweise werden durch die Kanzlei BRANDI Rechtsanwälte in Detmold entgegengenommen und bearbeitet.
Bitte geben Sie bei Abgabe der Meldung Ihren Namen sowie Kontaktdaten an, unter denen die Meldestelle Sie erreichen kann. Die Meldestelle stellt sicher, dass Ihre Identität vertraulich behandelt wird und insbesondere Häfner & Krullmann gegenüber geheim gehalten wird. Denn den Zugriff auf Ihre Hinweise hat nur die Kanzlei BRANDI
Rechtsanwälte als unabhängig von uns tätige Meldestelle, nicht Häfner & Krullmann selbst.
Den Inhalt des Hinweises bestimmen Sie. Wir bitten allerdings um möglichst konkrete Hinweise (was ist wann und wo passiert? Dauert das Risiko oder die Pflichtverletzung noch an? Welche Personen oder Unternehmen sind beteiligt?), um einerseits dem Hinweis möglichst effizient nachgehen, andererseits ein potentielles Risiko oder eine Pflichtverletzung so schnell wie möglich abstellen zu können.
2. Die Meldestelle wird die Hinweise entgegennehmen und Ihnen den Eingang der Hinweise spätestens binnen sieben Tagen bestätigen. Dies ist der Meldestelle allerdings nur möglich, wenn Sie den Hinweis unter Angabe eines Kontakts erteilen, an den sich die Meldestelle wenden kann.
Die Meldestelle wird sodann prüfen,
a.) ob die von Ihnen weitergegebenen Hinweise eine Pflichtverletzung oder ein solches Risiko begründen können,
b.) ob und in welchem Umfang Maßnahmen geboten sind, um derartige Pflichtverletzungen oder Risiken zu beseitigen.
Die Meldestelle kann mit Ihnen erneut Kontakt aufnehmen, sofern weitere Informationen zu den von Ihnen weitergegebenen Hinweisen erforderlich sind.
3. Die Meldestelle wird Häfner & Krullmann über den Inhalt eingegangener Hinweise informieren (unter Wahrung Ihrer Anonymität sowie der Anonymität der ebenfalls im Hinweis genannten Personen). Die Meldestelle wird prüfen, welche Maßnahmen bei Häfner & Krullmann erforderlich sind, um etwaige Risiken oder Pflichtverletzungen zu beseitigen bzw. zu verhindern.
Die Meldestelle wird sich bei der Wahl notwendiger Maßnahmen mit Häfner & Krullmann abstimmen. Allerdings ist sie dabei zu jedem Zeitpunkt unabhängig von Häfner & Krullmann und wird die Entscheidungen selbständig und ohne Anweisungen von Häfner & Krullmann treffen.
Die Meldestelle stellt sicher, dass die von Ihnen weitergegebenen Hinweise unabhängig von Ihrer Person mit der gleichen Sorgfalt behandelt werden. Ebenso wird
sichergestellt, dass Sie keine Nachteile aufgrund Ihres Hinweises durch Häfner & Krullmann erleiden. Die Meldestelle wird Häfner & Krullmann über den Inhalt der erteilten Hinweise in Kenntnis setzen, ohne dabei Rückschlüsse auf Sie als Hinweisgeber zu ermöglichen. Ihre Identität wird also geschützt.
Wir weisen vorsorglich allerdings darauf hin, dass die Meldestelle befugt ist, die Identität des Hinweisgebers gegenüber Häfner & Krullmann bekanntzugeben, wenn dieser vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet.
4. Über den weiteren Verlauf und die getroffenen Maßnahmen wird die Meldestelle Sie informieren. Mindestens einmal im Monat erhalten Sie eine Mitteilung über den aktuellen Verfahrensstand. Sobald die notwendigen Maßnahmen abgeschlossen sind, wird die Meldestelle Ihnen einen Abschlussbericht zukommen lassen.
5. Sollten Sie sich alternativ an eine öffentlich-rechtliche Meldestelle des Bundes wenden wollen, so stehen Ihnen folgende Meldestellen zur Verfügung:
a.) Die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz (zu finden unter www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html );
b.) Die Meldestelle der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (zu finden unter www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/hinweisgeberstelle_node.html );
c.) Die Meldestelle des Bundeskartellamts (zu finden unter www.bundeskartellamt.de/DE/Kartellverbot/Anonyme_Hinweise/anonymehinweise_artikel.html )
Zudem sind auch auf europäischer Ebene Meldestellen eingerichtet worden, an die Sie sich ebenfalls wenden können. Hierzu gehören die Meldekanäle des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF), der Europäischen Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs (EMSA), der Europäischen Agentur für Flugsicherheit (EASA), der Europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) und der Europäischen Arzneimittel-Agentur (EMA).
Gleichwohl bitten wir um eine vorrangige Meldung an unsere interne Meldestelle.
Mit Meldungen über Fehler oder Verstöße helfen Sie uns dabei, etwaige Fehler frühzeitig abzustellen und uns für die Zukunft noch weiter zu verbessern. Zögern Sie daher nicht, sich zu melden.
